Formy umowy – czy forma pisemna zawsze jest konieczna?

Zagadnienie formy czynności prawnej, pojawia się niemal w każdej sferze obrotu zarówno w relacjach prywatnych, jak i w gospodarczych. Nierzadko funkcjonuje przekonanie, że brak „podpisanej umowy" oznacza brak skutecznie zawartego zobowiązania. Tymczasem co do zasady strony korzystają z pełnej swobody formy, a wymóg zachowania formy szczególnej, w tym formy pisemnej stanowi wyjątek i obowiązuje wyłącznie wtedy, gdy wynika wprost z ustawy albo z zastrzeżenia stron.

Zasada swobody formy – art. 60 k.c.

Punktem wyjścia dla rozważań dotyczących formy umowy jest art. 60 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: „Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej."

Przepis ten oznacza, że do skutecznego zawarcia umowy nie jest co do zasady wymagane sporządzenie dokumentu ani złożenie podpisów. Umowa może zostać zawarta ustnie, za pośrednictwem poczty elektronicznej, komunikatorów internetowych, a nawet przez zachowanie stron jednoznacznie wskazujące na wolę wywołania określonych skutków prawnych, jak ma to miejsce np. przy zakupie biletu w komunikacji miejskiej.

Rodzaje form czynności prawnych

Kodeks cywilny przewiduje kilka podstawowych form składania oświadczeń woli, w szczególności:

• formę ustną,
• zwykłą formę pisemną,
• formę dokumentową,
• formę elektroniczną,
• formę aktu notarialnego
• formę pisemną z podpisem notarialnie poświadczonym.

Każda z tych form pełni odmienną funkcję i wywołuje różne skutki prawne.

Forma ustna – często ważna, ale problematyczna dowodowo

Umowa ustna jest w pełni dopuszczalną formą zawarcia zobowiązania, o ile przepisy nie wymagają zachowania formy szczególnej. Brak utrwalenia woli stron na piśmie nie powoduje nieważności czynności prawnej, umowa ustna tworzy skuteczny stosunek prawny między stronami.

Należy jednak pamiętać, że w razie sporu sądowego podstawowym problemem przy umowie ustnej jest kwestia dowodowa. Wykazanie treści ustaleń może wymagać sięgnięcia po pośrednie środki dowodowe, takie jak korespondencja e-mail, wiadomości SMS, ewentualne nagrania rozmów (jeżeli zostały sporządzone zgodnie z prawem) czy zeznania świadków. W praktyce sądowej w Warszawie sprawy dotyczące umów ustnych wymagają szczególnie starannego przygotowania materiału dowodowego, ponieważ sąd dokonuje indywidualnej oceny każdej sytuacji.

Jednocześnie ustawodawca wprowadza ograniczenia dowodowe w przypadku niezachowania formy pisemnej zastrzeżonej dla celów dowodowych, co zostanie omówione w dalszej części.

Forma pisemna – najczęściej stosowana w obiegu prawnym

Do zachowania zwykłej formy pisemnej wystarczy złożenie oświadczeń woli w dokumencie obejmującym ich treść oraz opatrzenie go własnoręcznym podpisem. Nie jest wymagane, aby podpisy stron zostały złożone jednocześnie, dopuszczalna jest wymiana dokumentów.

Podpis nie musi być czytelny, lecz powinien umożliwiać identyfikację osoby, która go złożyła. Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem orzecznictwa, podpis powinien znajdować się pod treścią dokumentu, tak aby jednoznacznie potwierdzał akceptację całej jego treści.

Kodeks cywilny przewiduje również szczególne rozwiązania dla osób niemogących złożyć podpisu, możliwe jest wówczas złożenie oświadczenia woli za pomocą odcisku palca albo przez inną osobę, z odpowiednim poświadczeniem.

Forma dokumentowa – nowoczesne rozwiązanie

Art. 77² k.c. wprowadza definicję formy dokumentowej, zgodnie z którą: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie."

W praktyce może przybierać postać m.in.:

• wiadomości e-mail,
• SMS-ów,
• skanów dokumentów,

Ma ona szczególne znaczenie w obrocie gospodarczym oraz w sporach sądowych, gdzie często stanowi podstawowy środek dowodowy. W sprawach cywilnych prowadzonych przed sądami w Warszawie forma dokumentowa jest szczególnie istotna, ponieważ pozwala na szybkie i skuteczne wykazanie treści ustaleń między stronami.

Forma elektroniczna

Forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej, o ile oświadczenie woli zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ k.c.). W takim przypadku dokument elektroniczny wywołuje takie same skutki prawne jak dokument papierowy z własnoręcznym podpisem.

Forma aktu notarialnego

Najbardziej sformalizowaną postacią czynności prawnej jest forma aktu notarialnego. Jej zachowanie jest konieczne m.in. przy:

• umowach przenoszących własność nieruchomości,
• umowach darowizny nieruchomości,
• ustanowieniu odrębnej własności lokalu,
• umowach majątkowych małżeńskich,

Niezachowanie tej formy skutkuje bezwzględną nieważnością czynności.

Skutki niezachowania wymaganej formy

Zgodnie z art. 73 § 1 k.c., czynność prawna dokonana bez zachowania formy zastrzeżonej przez ustawę jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. W innych przypadkach brak formy szczególnej nie unicestwia czynności, lecz może prowadzić do ograniczeń dowodowych.

Art. 74 § 2 k.c. przewiduje wyjątki, w których mimo niezachowania formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej dowód z zeznań świadków lub przesłuchania stron jest dopuszczalny, w szczególności gdy:

• obie strony wyrażą na to zgodę,
• z żądaniem występuje konsument w sporze z przedsiębiorcą,
• fakt dokonania czynności prawnej został uprawdopodobniony dokumentem.

Podsumowanie

Forma czynności prawnej nie jest wyłącznie kwestią techniczną lecz istotnym elementem decydującym o jej skuteczności oraz bezpieczeństwie obrotu prawnego. Polski system prawa cywilnego opiera się na zasadzie swobody formy, zgodnie z którą oświadczenie woli może zostać złożone w dowolny sposób ujawniający wolę strony w sposób dostateczny. Oznacza to, że zazwyczaj umowa może zostać zawarta ustnie, elektronicznie lub poprzez zachowanie stron, a brak „papierowej" umowy nie przesądza o jej nieważności.

Jednocześnie ustawodawca przewiduje szereg wyjątków, w których dla ważności czynności prawnej konieczne jest zachowanie określonej formy szczególnej, czyli pisemnej albo aktu notarialnego. Niedochowanie wymaganej formy może w takich przypadkach prowadzić do nieważności czynności lub istotnych ograniczeń dowodowych w ewentualnym sporze sądowym.

Zatem przed zawarciem umowy warto każdorazowo zweryfikować, czy ustawa nie zastrzega dla danej czynności określonej formy, a w przypadku wątpliwości skonsultować jej treść i formę z profesjonalnym pełnomocnikiem w Warszawie, który pomoże właściwie przygotować dokumentację i zabezpieczyć interesy stron.